Barnehagen, som ligger i Blaker i Lillestrøm kommune, har kommet svært godt i gang med bruk av Jelpr-portalen.
Mens Camembert’n Kanvas-barnehage tidligere var avhengig av vikarbyråer når den manglet folk, har barnehagen nå både lavere kostnader og mer kontroll på vikarhåndteringen.
– Jeg ser klart fordelen av å ha direkte kontakt med vikarene. Jeg sparer penger på å ikke bruke vikarbyråer, samtidig som vikarene kjenner barnehagen bedre, noe som gir høyere kvalitet og trygghet for barna, sier Jane Helen Ophus (bildet).
Snudde egen skepsis
I likhet med mange andre hadde hun en sunn skepsis til å innføre enda et nytt verktøy. Men da hun hørte om funksjonene i Jelpr-portalen, valgte hun å ha et åpent sinn og gi det en sjanse.
Etter en opplæring på Teams, startet hun med å legge inn sin faste tilkallingsvikar. Dette ga henne umiddelbart tilgang til smarte funksjonaliteter som kunne spare henne for tid i hverdagen:
- Hun kunne sende ut oppdrag raskt og effektivt fra portalen når vikarbehovet plutselig dukket opp.
- Hun hadde full oversikt over hvilke oppdrag som var booket, og hvilke som krevde hennes oppmerksomhet.
- Hun hadde tilgang til timelister, noe som ga henne oversikt over vikaraktivitet og fravær.
Var avhengig av vikarbyråer
Da hun skulle rekruttere egne vikarer, la Ophus ut en enkel Facebook-post, med en rekrutteringslenke til Jelpr, som de ansatte i barnehagen også delte. Dette resulterte i at flere vikarer la inn søknader direkte inn i Jelpr-portalen.
Gjennom denne prosessen tilknyttet hun seg tre vikarer. Nå bruker hun Jelpr til å administrere alle sine fire tilkallingsvikarer.
– Jeg sitter i førersetet og kan selv velge hvem som får oppdraget, samtidig som jeg kan bruke «først til mølla»-funksjonen når jeg trenger en rask løsning. Med Jelpr har jeg full kontroll. Jeg kan enkelt se hvem som har jobbet, hvem som har vært fraværende, og holde oversikt på ett sted, sier hun.
Også for vikarene er det fordeler ved Jelpr.
– Funksjonaliteten gjør at jeg raskt kan sende ut oppdragsforespørsler. Oppdragene blir ofte booket umiddelbart, og tilkallingsvikarene foretrekker dette fremfor tradisjonelle kontaktmetoder som telefon og meldinger, sier Jane Helen Ophus.
– Men hva med administrasjonsarbeid?
– Det krever selvsagt litt mer administrasjonsarbeid å håndtere vikarene selv kontra å bruke byråer, men Jelpr har smarte funksjoner som hjelper meg med dette. Og i tillegg til det jeg allerede har nevnt, vil jeg trekke frem håndtering av politiattest som en ting jeg sparer tid på ved å bruke dette verktøyet.
Deler med andre i Kanvas
En av barnehagens tilkallingsvikarer har allerede blitt delt med en annen Kanvas-barnehage, og Ophus sier det blir spennende å se på mulighetene for mer vikardeling mellom Kanvas-barnehagene fremover.
Jelpr har erfaring med deling av vikarer fra andre kunder i barnehagesektoren, og tilbakemeldingene på dette er svært positive:
- Vikarene trenes opp i egne barnehager, noe som hever kvaliteten.
- Barnehagene blir mindre sårbare ved å ha tilgang til en større vikarpool.
- Vikarene blir værende lenger i jobben da de får nok oppdrag, noe som motvirker høy turnover.
- Mange tilkallingsvikarer rekrutteres etter hvert til faste stillinger.
Ønsker din barnehage å teste ut Jelpr?