Listen over oppgaver du som leder i barnehagen må huske på å utføre i løpet av et barnehageår, er lang. Spesielt innenfor regnskap og lønn er det mange viktige oppgaver du skal huske på; Oppgaver som du er pålagt å gjøre i henhold til lovverket, men også oppgaver som sikrer barnehagen tilskudd og refusjoner som den har krav på.
I PBL Regnskap er de om lag 80 rådgiverne dedikert til nettopp ditt barnehageregnskap. Som kunde her får du hjelp til det aller meste du må huske på i løpet av barnehageåret. For i tillegg til at du får hjelp til de tradisjonelle og vanlige oppgavene et regnskapsbyrå utfører, bistår PBL Regnskap deg også på følgende områder:
1. Lønnskartlegging
Alle medlemsbarnehagene i PBL er forpliktet til å levere lønnsdata én gang i året. Dette for at PBL skal ha så korrekte tall som mulig til de årlige tarifforhandlingene med arbeidstakerorganisasjonene. Er du kunde i PBL Regnskap, trenger du ikke å levere disse opplysningene. Din lønnsmedarbeider gjør jobben for deg.
2. Refusjonskrav til Nav ved fravær
Dersom barnehagen har sykmeldinger på mer enn 16 dager, eller annet fravær blant de ansatte, som for eksempel foreldrepermisjon eller omsorgspermisjon, har du krav på å få refundert lønnskostnadene fra Nav. Det er ikke en jobb Nav gjør for deg, du må selv passe på å sende inn krav om refusjoner. Mange barnehager opplever dette som utfordrende, da det er lett å miste oversikten over hva du kan kreve refusjoner for. Er du lønnskunde i PBL Regnskap, vil din lønnsmedarbeider påse at du får inn de refusjonene du har krav på, noe som kan spare din barnehage for store beløp årlig.
3. Refusjonskontroller og purring Nav
Hver måned kontrollerer din lønnsmedarbeider at refusjonene som er krevd, faktisk blir utbetalt til barnehagen. Det gjøres en såkalt avstemming. Dersom pengene ikke kommer på barnehagens konto, vil PBL Regnskap sørge for å purre på utestående inntil korrekt refusjon er mottatt.
4. Automatisk ansiennitetsopprykk
Det kan være utfordrende til enhver tid å følge med hvilke av dine medarbeidere som har krav på ansiennitetsopprykk. Det kan bli dyrt for barnehagen dersom det tar lang tid før et oversett opprykk oppdages og barnehagen må etterbetale lønn i et allerede stramt budsjett. Dersom du er lønnskunde i PBL Regnskap, sørger din lønnsmedarbeider for at opprykkene til enhver tid blir fulgt opp.
5. Lønnsendring ved tariffoppgjør
Ved et hvert tariffoppgjør kommer det små eller større endringer knyttet til lønnskostnadene i barnehagen. Som kunde i PBL Regnskap vil din lønnsmedarbeider sørge for å endre lønnen til alle ansatte i henhold til ny PBL-tariff. Dermed slipper du som barnehageleder å tenke på konsekvensene av oppgjøret. Du trenger kun å følge med. Har du andre regulativer, ordner vi selvfølgelig lønnsjusteringen på forespørsel.
6. Vedlikehold Storebrandportal for medlemsbarnehager
Endres lønnen, endres også pensjonen. Dersom din barnehage er medlem i PBL, vil din lønnsmedarbeider i PBL Regnskap sørge for all oppdatering mot pensjonsleverandøren Storebrand. I en hektisk hverdag, hvor du som barnehageleder har mange baller i luften samtidig, er det fint å ha en samarbeidspartner som gjør jobben for deg og som har god og lang erfaring. Vi har tett samarbeid med forsikringsavdelingen i PBL slik at vi sikrer effektiv behandling.
7. Rådgiving lønn, fravær og tariff
I snart 20 år har PBL Regnskap gitt råd knyttet til medlemstariffen. Alle problemstillinger innenfor lønn og fravær er en del av hverdagen til lønnsavdelingen, og de som jobber der kan derfor trygt kalles eksperter på området. Den senere tid har de også opparbeidet seg høy kompetanse på barnehager som ikke er medlemmer i PBL.
8. Innsending av refusjonskrav seniortiltak
Ansatte over 62 år kan ha rett til 80 prosent stilling med 100 prosent lønn hvis de er født før 1968 og er omfattet av arbeidstidsbestemmelsene. Din barnehage kan få refundert lønnskostnadene ved redusert stilling for eldre ansatte. Du må først søke om dekning av dette og deretter sende inn refusjonskrav. Dersom du glemmer å sende inn refusjonskravene, vil disse foreldes. Det kan med andre ord bli kostbart å glemme denne delen av jobben. Er du kunde i PBL Regnskap, slipper du å sende inn refusjonskrav. Vi gjør denne jobben for kunder som ønsker dette.
9. Automatisk endring av foreldrebetalingen
Er du kunde i PBL Regnskap, vil din regnskapsrådgiver sørge for å varsle barnehagen om ny makspris og gi informasjon om når tid endringen trer i kraft. Foreldrebetalingen endres deretter automatisk i våre systemer før faktura sendes ut til foreldrene som kan betale med hjelp av moderne betalingsløsninger.
10. Vi utarbeider pass- og stell-oppgaven for alle kunder
Barnehager skal levere opplysninger til Skatteetaten om kostnader foreldrene har hatt til pass og stell av barn. Disse opplysningene har PBL Regnskap oversikt over, og vi sørger derfor for å levere de opplysninger som er lovpålagt til rett tid. Opplysningene danner grunnlaget for det fradraget foreldrene skal ha i sin skattemelding, og det er derfor veldig viktig at disse opplysningene er korrekte.
11. Ekspert på rammebetingelser som regulerer barnehagebransjen
Barnehagebransjen er til enhver tid avhengig av de rammebetingelsene som politiske beslutninger tilfører. PBL Regnskap har til enhver tid førstehåndskjennskap til politiske prosesser som påvirker barnehagene, og kan derfor være tidlig ute med god og målrettet rådgiving. Det er viktig å ha kunnskap om de regler som begrenser denne bransjen ut over ordinær regnskapslovgivning i andre bransjer. Mottar man offentlige midler til drift av barnehage, stilles det for eksempel særskilte krav til bruken av midlene. Våre rådgivere er eksperter på de rammer særlovgivingen setter, spesielt med tanke på barnehagelovens bestemmelser.
12. Utarbeider Basil-rapporten for deg
Hvert år må barnehager levere regnskapet sitt i Basil. Basil er utdanningsdirektoratets innrapporteringssystem for barnehager. Opplysningene skal brukes til å sikre at tilskudd og foreldrebetaling brukes i samsvar med barnehageloven § 23, og tilrettelegge for Utdanningsdirektoratets tilsyn med bruken av tilskudd og foreldrebetaling. Denne rapporten utarbeider rådgiveren din for deg. Er det opplysninger rådgiveren din ikke innehar, kontaktes barnehagen før rapporten ferdigstilles
13. Vi tilbyr budsjetthjelp
På slutten av hvert år utarbeider vi budsjetter, i samarbeid med barnehagene våre. Gjennom vår regnskapsførsel har vi kunnskap om de mekanismer som påvirker inntekten, samt inngående kunnskap om lønnstallene. I samarbeid ser vi på omfanget av nåværende drift og fremtidig drift, og summerer dette opp i en plan/et budsjett. Budsjettet kan være et avgjørende hjelpemiddel for å nå det resultatet barnehagen er avhengig av.
14. PBL Regnskap kundeskole
PBL Regnskap har sin egen digitale kundeskole. Denne skal tilrettelegge for å gjøre kontorarbeidet i barnehagen enklere og bidra til at lederne får bruke mer tid på ledelse og pedagogisk innhold – og mindre tid på avklaringer og administrative plikter. På nettstedet campus.pbl.no finner du en serie korte videoer der medarbeidere i PBL Regnskap gir sine regnskapskunder nyttig informasjon om rutiner og bruk av systemene sine.
15. Innhenting av lønnsopplysninger
Hvis barnehagen har tatt i bruk personalsystemet Mentor Personal, får PBL Regnskap tak i lønnsopplysningene fra Mentor Personal. Systemene «snakker» samme språk, noe som forenkler daglig leders jobb. Det betyr i praksis at du som leder slipper doble registreringer. Løsningen er – i samarbeid med barnehager – skreddersydd for barnehager!
Interessert? Eller har du noen spørsmål? Ring PBL Regnskaps produkt- og kundeleder Susan Barstrand (75 55 37 97) for en hyggelig prat, eller send e-post til susan@pbl.no.