PBL (Private Barnehagers Landsforbund) er opptatt av å håndtere dine personopplysninger på en trygg og sikker måte, i tråd med gjeldende regelverk.
Nedenfor finner du informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger som vi innhenter fra våre medlemmer, brukere av våre nettsider, deltakere på kurs og seminarer, leverandører, samarbeidspartnere og andre brukere av våre tjenester og funksjonaliteter.
Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. PBL er en arbeidsgiver og interesseorganisasjon. Dette medfører at vår daglige kontakt i hovedsak foregår med eierrepresentanter herunder daglige ledere og styrere fra medlemsbarnehager.
Behandlingsansvar
PBL er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene PBL er behandlingsansvarlig for.
Foreliggende erklæring gjelder i utgangspunktet for PBL konsernet. Ved eventuell motstrid mot personvernerklæringene til våre datterselskaper har disse forrang.
PBLs personvernombud
PBL har utnevnt et personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan PBL behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor PBL. Personvernombudet har taushetsplikt, og kontaktinfo finner du nedenfor.
Sammendrag av situasjoner hvor PBL håndterer personopplysninger
For å oppfylle avtaleforpliktelsene våre, herunder bestemmelsene i PBLs Hoved- og hovedtariffavtale håndtereres personopplysninger. Dette er for eksempel personopplysninger om daglig ledere, styreledere, eiere, ansatte og andre relevante personer knyttet til avtaleforholdet.
Opplysningene brukes i forbindelse med rådgivning, fakturering, avtalefestet pensjon / forsikringer, bokføring, statistikk, medlemsoppfølging, arrangementer/prosjekter, salg og utsendelse av nyhetsbrev.
Som del av avtaleforholdet med PBL blir man automatisk lagt til mottakerlisten for utsendelse av viktig informasjon som angår medlemsbarnehagene og barnehagesektoren.
Saksbehandling og henvendelser
Behandling av personopplysninger i forbindelse med PBLs rådgivning
Barnehager som tar kontakt med PBL for bistand og rådgivning
PBL yter rådgivning til medlemsbarnehagene i mange forskjellige situasjoner. Dette skjer hovedsakelig ved at barnehagene tar kontakt med PBLs arbeidsgiveravdeling/rådgivere. Dialogen kan skje både muntlig over for eksempel telefon eller skriftlig via henvendelser pr. epost eller brev.
I vår rådgivning behandles personopplysninger som er nødvendige for å gjennomføre rådgivningen, og kan innebære opplysninger om konkrete saksforhold, helseopplysninger, opplysninger om arbeidsforhold og lignende.
Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å oppfylle avtalen med vårt medlem.
Dersom henvendelsen inneholder eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9, bokstav a og b.
Det er naturligvis frivillig å søke bistand fra PBL samt å gi oss personopplysninger. Det kan imidlertid være slik at vi trenger personopplysninger for å håndtere henvendelser, og besvare spørsmål. Dersom PBL ikke mottar tilstrekkelig med opplysninger, kan det være at det ikke blir mulig å yte bistand til barnehagen i den konkrete saken.
PBL lagrer personopplysningene så lenge det anses nødvendig for å ivareta barnehagenes interesser. I mange tilfeller må det tas høyde for senere oppfølgning, i forbindelse med mulige klager eller innsigelser. I slike situasjoner kan vi lagre i inntil ti år.
Advokattjenester fra PBL
Våre advokater som er ansatt i PBL, behandler personopplysninger som er nødvendige for å utøve advokatvirksomhet. Alle våre advokater er medlem av Den Norske Advokatforening.
Behandlingen av opplysninger er basert på avtale om advokatoppdrag. Behandling av særlige kategorier av personopplysninger vil i noen tilfeller være nødvendige for å gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f.
Det er naturligvis frivillig å gi oss personopplysninger. Det kan imidlertid være slik at advokatene trenger personopplysninger for å håndtere henvendelser, og vurdere rettsspørsmål. Dersom PBL ikke mottar tilstrekkelig med opplysninger kan det være at det ikke blir mulig å yte advokatbistand til barnehagen i den konkrete saken.
I forbindelse med vår håndtering av advokatoppdrag mottar vi som regel personopplysninger fra vår klient, som oftest en medlemsbarnehage. Det hender også at vi mottar personopplysninger fra andre parter i saken som vitner mv. I forbindelse med håndtering av advokatoppdrag kan også særlig kategori av personopplysninger involveres.
Vi lagrer personopplysningene så lenge det anses nødvendig for å ivareta våre klienters interesser. I mange tilfeller må det tas høyde for senere oppfølgning i forbindelse med klager eller innsigelser.
Det gjøres oppmerksom på at Lov om behandling av personopplysninger og personvernforordningen ikke gjelder for saker som behandles eller avgjøres i medhold av rettspleielovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv.).
Kontaktpersoner i medlemsbarnehager
Det er sentralt for PBL å behandle opplysninger om kontaktpersoner i medlemsbarnehagene som et ledd i å administrere medlemskapet i PBL.
Med kontaktpersoner i medlemsbarnehager mener vi hovedsakelig daglig ledere/styrere/stedfortredere og andre eierrepresentanter som styremedlemmer.
Behandlingen av opplysninger er basert på avtale om medlemskap samt vår berettigede interesse i å ha oversikt over kontaktpersoner for å utføre våre formål som interesse- og arbeidsgiverorganisasjon.
PBL sletter opplysningene ved endring av kontaktpersonen hos barnehagen eller barnehagen melder seg ut av PBL. I enkelte situasjoner kan det være at vi beholder opplysningene for en lengre periode hvis vi anser det nødvendig for å dokumentere dialogen som har vært.
Kontaktperson hos PBL sine eksisterende og potensielle bedriftskunder og leverandører
For å administrere våre forhold til leverandører behandler PBL personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører. Dette er også sentralt i forhold til dokumentasjon av kjøp og salg av tjenester samt vårt evalueringsarbeid.
Behandlingen av personopplysninger er basert på avtale om kjøp eller salg.
PBL lagrer personopplysninger når det foreligger en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skattelovgivningen. Opplysningene lagres også for å ha mulighet til å dokumentere forhold rundt kjøp og salg. Eksempelvis vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått.
PBL lagrer opplysningene så lenge dette er nødvendig i forhold til avtaleforholdet eller offentligrettslige krav.
I de tilfeller PBL eller datterselskaper driver vi næringsvirksomhet, skal vi sende markedsføring per e-post bare til fysiske personer som har gitt samtykke til det på forhånd, jf. markedsføringsloven. Det er tillatt å sende markedsføringseposter uten samtykke, til epostadresser som ikke er personlige.
Brukerprofil og pålogging ved bruk av PBLs elektroniske tjenester
Når du bruker PBLs elektroniske tjenester, som for eksempel vår hjemmeside, kan PBL registrere brukeradferd og identifisere hvilken type enhet (mobil, desktop, nettbrett) du bruker.
Vi behandler personopplysninger om brukere på våre elektroniske tjenester for å kunne verifisere at de har tilgang til tjenester som er forbeholdt våre medlemmer og kunder.
Behandlingen av opplysningene er basert på å oppfylle en avtale den registrerte er en part i. Informasjonen lagres så lenge den anses relevant for formålet, og vil deretter bli slettet.
Informasjonskapsler (cookies)
Vi samler inn, behandler og analyserer data om bruk av våre nettsider. Trafikkdata er data knyttet til besøkende på nettsiden og data behandlet i kommunikasjonsfelt for å sende, distribuere eller gjøre meldinger tilgjengelige.
Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier for å levere produkter og tjenester til deg. Dette skal sørge for et sikkert nettmiljø samt håndtere vår markedsføring og gi deg en bedre online-opplevelse. Formålet er å følge opp ytelsen på våre nettsider og gjøre nettstedet vårt mer relevant for deg. Opplysningene vil ikke bli brukt til å identifisere individuelle besøkende.
Du kan angi eller endre innstillinger i nettleseren for å godta eller avvise informasjonskapsler. Hvis du velger å avvise informasjonskapsler, kan du fortsatt bruke våre nettsider og visse tjenester, men tilgangen til noen funksjoner og områder på nettstedet eller tjenestene våre kan bli begrenset.
Kontaktpersoner i samfunnslivet, politikere, departement, stortinget og samfunnet for øvrig
PBL behandler personopplysninger om personer som innehar offentlige verv, personer i politiske organisasjoner, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner, media, bedrifter og samfunnet for øvrig.
Behandlingen er basert på vår berettige interesse som består i å forfølge våre formål som en interesse og arbeidsgiverorganisasjon innenfor barnehagesektoren
Dersom personopplysningene ikke innhentes fra kontaktpersonen selv, vil PBL kunne hente slike opplysninger fra offentlige register, nettsider og medier.
Vi lagrer opplysningene inntil vi ikke lenger har et formål med å ha opplysningene lagret, og vil deretter bli slettet.
Medlemmer av lokallag, nettverk, offentlige råd og utvalg mv., tilknyttet PBL
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner og medlemmer som er tilknyttet ulike lokallag, nettverk mv. som har en assosiasjon mot barnehagesektoren.
For lokallag, nettverk mv. som drives i regi av PBL, er behandlingen basert på en avtale den registrerte er en part i.
Ved behandling av personopplysninger som ikke er innhentet av den registrerte selv, er behandlingen basert på vår berettigede interesse som består i å forfølge våre formål som en interesse og arbeidsgiverorganisasjon innenfor barnehagesektoren.
Vi lagrer opplysningene inntil vi ikke lenger har et formål med å ha opplysningene lagret, og vil deretter bli slettet.
Nyhetsbrev og markedsføring
For å oppfylle avtalen om medlemskap i PBL, sender vi jevnlig ut nyhetsbrev og pressemeldinger til våre registrerte medlemmer. Behandlingen av opplysningene er basert på vår berettigede interesse som består i å informere medlemmer om veiledninger, nyhetssaker og høringsuttalelser i sektoren.
Det er frivillig å abonnere på våre nyhetsbrev og vi vil avslutte utsendelse når vi mottar melding om at du ikke lenger ønsker dette.
Vi ønsker å gi våre medlemmer og kunder relevant informasjon og markedsføring på sosiale plattformer og nettsider. For å kunne få til dette må vi vite hvem du er når du bruker de aktuelle sosiale plattformer og nettsider. Det gjør vi ved å koble kontaktinformasjon som telefon og e-post som du har gitt til oss, med informasjon du har gitt til den eksterne kanalen.
Når koblingen er gjort, vil du kunne motta budskap og informasjon som normalt vil være at interesse for våre medlemmer.
Markedsføring i til våre medlemsbarnehager er basert på vår berettigede interesse i å utvikle PBL og våre datterselskaper. Formålet er å produsere relevante produkter og tjenester til støtte for våre medlemsbarnehager.
Kursholdere/foredragsholdere og deltakere på kurs og arrangementer
PBL behandler nødvendige personopplysninger om kursholdere og foredragsholdere mv. som arrangerer kurs, herunder e-læring, arrangementer, møter o.l.
Tilsvarende gjelder for kursdeltakerne som er påmeldte. Dette gjør vi for å planlegge og legge til rette for kurset som sådan. Videre er det nødvendig å kunne kontakte deltakerne for å videreformidle relevant informasjon, kursbevis, evaluering og fakturering. Kursdeltakerne kan videre samtykke til å motta informasjon om fremtidige kurs.
Behandlingen er basert på avtale, hvor den registrerte er part.
I noen tilfeller er det kursdeltakere som trenger tilpasset mat eller lignende. Gir du oss helseopplysninger om forhold som er nødvendige for at vi skal kunne imøtekomme dine behov, vil vår behandling være basert på samtykke fra deg.
Opplysningene lagres og utleveres hvis vi har rettslig forpliktelse til det etter for eksempel bokføringsloven. For øvrig slettes opplysningene når formålet er oppfylt.
Personer med tilgang til PBL sine lokaler
PBL eier PBL huset i Prinsensgate 91, i Bodø. Vi behandler personopplysninger om besøkende og andre med tilgang til PBL huset, for å ha oversikt over hvem som har adgang til lokalene. Disse personopplysningene behandler vi for å legge til rette for møter, arrangementer mv. Tilsvarende gjelder for PBLs leide lokaler i Rådhusgata 5B, i Oslo.
Behandlingene av opplysninger om besøkende er basert på PBLs berettigede interesser i å ha oversikt over PBLs lokaler, i forbindelse med møter og arrangementer. Det er videre nødvendig å ha oversikt over hvem som er i bygget i forbindelse med uforutsette hendelser som for eksempel brann.
Gir du helseopplysninger om forhold som er nødvendige for å kunne imøtekomme dine behov, for eksempel om mat eller fysiske tilrettelegginger, vil behandlingen av opplysningene være basert på samtykke fra deg.
Det er kameraovervåkning ved utsiden av PBL huset. Formålet med kameraovervåkningen er å forebygge kriminalitet som skadeverk på eiendommen i form av innbrudd, tyveri, hærverk og tagging, samt å ha tilgang til bevismateriale i forbindelse med politianmeldelser av slike hendelser. Systemet driftes etter personvernforordningens artikkel 6.1, bokstav d) «Behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller annen fysisk persons vitale interesser».
Videoopptak lagres i inntil syv dager, men kan forlanges dersom det oppstår konkrete behov for dette.
Bestilling av fordelsavtaler og tjenester
På våre nettsider kan du også bestille tjenester og produkter som tilbys av våre samarbeidspartnere.
Behandlingsgrunnlaget er avtale.
For å overholde forpliktelsene våre ved bestilling, vil vi videresende eventuelle personopplysninger til aktuell samarbeidsleverandør. Opplysningene benyttes kun til det spesifikke formålet. Informasjonen lagres så lenge den anses relevant for formålet, og vil deretter bli slettet.
Forsikring gjennom PBL
PBL behandler personopplysninger for å forberede, gjennomføre og dokumentere kjøp og salg av forsikringsprodukter. Når avtalen løper, behandler vi personopplysningene for å dokumenter og administrere avtaleforholdet.
Enkelte forsikringsprodukter er omfattet av PBLs tariffavtale og det er ikke mulighet til å reservere seg mot deltagelse i forsikringen.
Behandlingen av personopplysningene er nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen og vår berettigede interesse.
Opplysningene skjermes fra uvedkommende, og er kun tilgjengelig for ansatte i PBL som håndterer forsikringsordningene. Opplysningene deles kun med de aktuelle forsikringsselskap som er omfattet av avtalene.
Lønnsstatistikk for tariffbundne medlemsbarnehager
Det er inngått en statistikkavtale mellom PBL, Fagforbundet, Utdanningsforbundet og Delta. Målet er at partene skal ha et felles datagrunnlag for beregninger som sikrer en effektiv gjennomføring av lønnsforhandlingene. Data søkes hentet inn fra samtlige medlemsbedrifter i god tid før de årlige tarifforhandlingene.
Vi behandler følgende data for å kunne kostnadsberegne lønnsoppgjørene:
- Stillingsbetegnelse (jf. HTA)
- Kjønn
- Ansiennitet
- Stillingsprosent
- Brutto månedslønn
- Tillegg til grunnlønn
De lønnsdata PBL benytter mottas enten fra medlemsvirksomhetene selv, fra PBL Regnskap eller fra tredjeparter disse bruker. I forbindelse med denne prosessen anses barnehagene selv som behandlingsansvarlig. Barnehagene har opplysningsplikt ovenfor de ansatte at lønnsopplysninger videreformidles og deles med PBL, jf. personvernforordningen artikkel 13 nr. 1 (e) og pliktene jnr. personvernsforordningens artikkel 24.
Behandlingsgrunnlaget er basert på personvernsforordningens artikkel 6, nr. 1. e og f).
Etter nødvendige beregninger og analyser er foretatt blir opplysningene anonymisert, senest etter 24 måneder etter mottak.
Jobbsøkere
Dersom du søker jobb hos PBL, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester.
I tillegg til eventuelle intervju, kan PBL også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.
For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.
Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.
Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det.
Vårt behandlingsgrunnlag for å håndtere disse personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b, at behandlingen er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven. I andre tilfeller er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.
Personopplysningene skal i utgangspunktet slettes når ansettelsesprosessen er ferdigstilt. I noen tilfeller tar PBL kontakt og ber om samtykke til å oppbevare søknadspapirer i en lengre periode, for det tilfelle det kan bli aktuelt i forhold til annen stilling.
Dine rettigheter
Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn
Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger
Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning
Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere
Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til pbl@pbl.no eller brev til:
PBL
Prinsensgate 91
8003 Bodø
Du kan også kontakte vårt personvernombud:
Tor Eitran
epost: tor@pbl.no
telefon: 75 55 37 85
Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte vårt personvernombud for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.