Refusjon av sykepenger
Her er noen av de viktigste punktene du bør sette deg inn i for å vite hva ansatte har krav på ved sykdom og hvilke refusjoner du kan kreve fra det offentlige når en ansatt blir syk.
Arbeidsgiverperiode
Dersom en av dine medarbeidere blir syk, må du som leder i utgangspunktet betale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiverperioden utgjør som hovedregel de 16 første kalenderdagene. Nav betaler sykepenger fra dag 17.
Både sykmeldinger og egenmeldinger kan brukes i en arbeidsgiverperiode. Det er veldig viktig at du teller dagene riktig. Er det mindre enn 16 dager mellom sykedager, telles fraværet samlet i en og samme arbeidsgiverperiode.
Det vil si at om en medarbeider er syk tre dager i en uke og etter det på jobb i fem dager, før vedkommende blir sykmeldt, så skal alle sykedagene telles med i arbeidsgiverperioden.
Merk også at avviklede feriedager kan medregnes som en del av arbeidsgiverperioden, der ferien er under 16 dager og arbeidstaker er syk direkte før og etter ferieavvikling. For eksempel: syk én uke, ferie én uke og syk igjen. Da regnes ferien med i arbeidsgiverperioden.
Fritak fra arbeidsgiverperioden
Ved fravær knyttet til svangerskap, kronisk sykdom eller særlig stort samlet sykefravær (her menes omlag 35 dager i året), kan du søke om fritak fra arbeidsgiverperioden. Da dekker Nav sykepengene også i arbeidsgiverperioden. Har du arbeidstaker som har mottatt AAP/uføretrygd og skal gjenoppta arbeidet, anbefales det også å søke fritak.
Vær oppmerksom på at du må sende krav om refusjon samtidig som du søker fritak. Dette fordi NAV har seks måneders behandlingstid, men søknadene har tre måneders foreldelsesfrist.
Dersom du har en forsikringsordning for små bedrifter med lønnsutgifter mindre enn 40 G, vil du også kunne få refundert arbeidsgiverperioden. Forsikringsordningen kan være særlig aktuell for barnehager med høyt sykefravær. Denne koster litt, men gir den fordelen av at kostnadene blir stabile og forutsigbare.
Egenmelding
Hovedregelen er at en medarbeider kan bruke egenmelding til å dokumentere fraværet i tre dager om gangen, totalt fire ganger inntil tre dager i løpet av de siste 12 måneder.
Du som arbeidsgiver kan kreve legeerklæring fra fjerde dag av fraværet, men kan også tillate egenmelding for hele perioden arbeidsgiver plikter å yte sykepenger.
Det understrekes at loven er en minimumslov og at arbeidsgiver står fritt til å akseptere egenmelding for så mange dager hen vil, innenfor arbeidsgiverperioden. For dem som følger IA-ordningen, er begrensningen 24 enkelttilfeller og maksimalt 8 dager sammenhengende.
Ansatte må ha vært i arbeid hos arbeidsgiver i 2 måneder før man kan benytte egenmelding som dokumentasjonsform for eget fravær jf. folketrygdloven § 8-24.
Nyansatt og syk
Dine medarbeidere har rett til lønn under sykdom fra første sykedag, forutsatt at de har tiltrådt stillingen og sykepengerettighetene ikke er brukt opp før de begynner i stillingen. Det er også en forutsetning at de har møtt opp på arbeidsplassen helt arbeidsfør og at de er i stand til å yte arbeid i henhold til tariffavtalens bestemmelser punkt 8. Fravær innenfor de to første månedene må dokumenteres med sykemelding.
Det er viktig å presisere at medarbeidere med midlertidig avbrudd i arbeidsforholdet i mer enn 14 dager, som hovedregel vil miste retten til sykepenger fra Nav. Ny rett til sykepenger inntrer ikke før medarbeider på nytt har vært yrkesaktiv eller i en likestilt situasjon i minst fire uker.
Medarbeidere kan i enkelte tilfeller ha rett til sykepenger, etter folketrygdloven § 8-47, i situasjoner hvor det har vært avbrudd i tjeneste. Mest aktuelt er tilfeller der en medarbeider har hatt utdanningspermisjon i opptil 12 måneder eller ulønnet tilleggspermisjon etter fødsel.
Dette er situasjoner der medarbeider under gitte vilkår har lovbestemt rett til permisjon. Rett til sykepenger etter folketrygdloven § 8-47 kan også være aktuelt i forbindelse med andre permisjoner som har en varighet på under én måned.
Arbeidsavklaringspenger
Dersom en medarbeider har arbeidsavklaringspenger, er dette en avtale mellom Nav og medarbeideren. Det som er viktig å passe på her, er at medarbeideren kun kan benytte egenmelding ved barns sykdom.
Alt annet fravær skal vedkommende selv melde inn til Nav, som da utbetaler til medarbeider. Du som arbeidsgiver må da trekke vedkommende for dette fraværet.
Ringevikarer
Ringevikarer som kan takke nei til vakter når de blir spurt og som ikke har avtale om faste vakter, har ikke rettigheter etter hovedtariffavtalen. De har av den grunn ikke krav på sykepenger etter HTA punkt 8.
Syk i forbindelse med ferie eller avspasering
Blir en medarbeider syk på en dag hvor det allerede er avtalt avspasering, har vedkommende ikke krav på å få denne dagen til gode.
Selv om du juridisk sett ikke er pliktig å gi vedkommende en ny avspaseringsdag, kan du selv bestemme om medarbeider skal få en ny avspaseringsdag.
En medarbeider som blir helt arbeidsufør etter at ferien er påbegynt, har rett til å kreve at tilsvarende antall feriedager utsettes, og det allerede fra første sykmeldingsdag. Dette under forutsetning av at disse punktene kan innfris:
Arbeidsuførheten må dokumenteres med legeerklæring.
Arbeidstakeren må være 100 prosent arbeidsufør.
Arbeidstakeren må kreve utsettelse av ferie så snart som mulig etter ferien.
Refusjon av sykepenger og foreldrepenger ved lønnsendring i forbindelse med tariffrevisjon
Ved endringer i lønn som skyldes lønnsoppgjør med påfølgende tariffrevisjon, har også sykemeldte ansatte og ansatte i foreldrepermisjon krav på ny lønn.
For arbeidsgiver kan dette bety at det må sendes inn nye inntektsopplysninger. Dersom den ansatte gikk ut i sykemelding eller foreldrepermisjon 1. mai eller senere, skal arbeidsgiver sende inn nye inntektsopplysninger og NAV vil endre refusjonsgrunnlag.
Var sykemeldingen eller foreldrepermisjonen påbegynt tidligere enn 1. mai, har ikke arbeidsgiver denne muligheten, og NAV vil da refundere basert på lønn før endring.
Som for alle andre refusjonskrav er det også her en tre måneders frist. Det anbefales derfor å sende inn nye inntektsopplysninger så snart som mulig.